Fremtiden for HR i e-handel: Innsikt fra prisbelønt tsjekkisk HR

Koble sammen HR og e-handel

🎤 Petra, du har jobbet med HR på tvers av ulike bransjer. Hvilke unike utfordringer ser du i HR i e-handel sammenlignet med mer tradisjonelle sektorer?

E-handel er et miljø med ekstremt rask dynamikk – det som er gyldig i dag kan være utdatert i morgen. Det er nettopp denne hastigheten og det konstante behovet for innovasjon som plasserer HR i rollen som ikke bare en operativ, men først og fremst en strategisk partner. Det har lenge vært mangel på talent i markedet, ikke bare innen IT eller digital markedsføring, men også i andre spesialiserte roller som e-handel krever. Evnen til å reagere raskt er avgjørende – den som klarer å tilpasse rekrutteringsprosesser fleksibelt, jobbe med data og virkelig forstå kandidatenes motivasjon, får et forsprang.

Sammenlignet med tradisjonelle sektorer oppfatter jeg også en annen type feil som bedrifter gjør. På grunn av press på ytelse og vekst, undervurderer de ofte den langsiktige effekten av employer branding, fraværet av strukturert rekruttering eller inkonsekvent kommunikasjon av verdier til kandidater og internt. I et mindre marked, som det tsjekkiske, er disse feilene også svært synlige – og deres omdømmeinnvirkning kan være betydelig og langvarig.

I e-handel er det vanlig at bedrifter møter betydelige svingninger i etterspørselen – typisk i perioder som Black Friday, jul eller under spesielle kampanjer. Dette stiller krav til rask skalering av teamet, ofte i kortsiktig samarbeidsmodus. I e-handel må du håndtere både teamvekst og sammentrekning – raskt, men uten å miste kvalitet. For eksempel å fylle 800 lagerroller innen 4 måneder før jul, og så videre.

I e-handel er det standarden å administrere alt gjennom tall – salg, konverteringer, marginer. HR i dette miljøet må snakke samme språk og være på samme bølgelengde som resten av selskapet. Den må forstå virksomheten og oppfatte kunden.

Talenter som er egnet for e-handel (spesielt innen områder som IT, UX, SEO, PPC, analyse) kan jobbe fra hvor som helst – og veldig ofte også motta tilbud fra utlandet. Dette øker konkurransepresset på lønn, fordeler og hvordan team administreres. Argumenter som «vi tilbyr et stabilt tsjekkisk selskap» fungerer ikke lenger med kandidater – du konkurrerer med selskaper fra Berlin, London eller Lisboa. I dette oppfatter jeg definitivt en dramatisk endring de siste 3 årene.

🎤 E-handelsselskaper trenger ofte å utvide teamene raskt i vekstfaser. Hvilke strategier anser du som mest effektive for å opprettholde bedriftskultur og kvalitetsrekruttering i disse periodene?

I perioder med vekst akselererer alt – forventninger til prestasjoner, rekruttering og tilpasning av nye mennesker. Hvis et selskap ikke vil at kulturen skal «vannes ut» med denne veksten, må det være ekstremt konsekvent i hvem det er, hva det står for og hvordan det kommuniserer dette – ikke bare eksternt, men spesielt internt.

Den grunnleggende forutsetningen er å være tydelig på hva slags selskap vi er, hva våre verdier er, hva vi forventer og hvor vi er på vei. Men dette kan ikke bare være et internt dokument eller en side på et nettsted. Verdier må være synlige i hverdagen – i hvordan mennesker tar beslutninger, hvordan ledelsen snakker, hva som tolereres, og hva som tvert imot ikke er akseptabelt. Den største effekten kommer når disse prinsippene virkelig etterleves av administrerende direktør og toppledelse – hvis de ikke går foran med et godt eksempel, mister alle HR-initiativer mening.

I HR betyr dette spesifikt at rekruttering respekterer og speiler disse verdiene. For eksempel, hvis en bedrift bryr seg om kundetilfredshet, må dette også være tydelig i tilnærmingen til kandidater – det vil si at jeg måler tilfredsheten deres, gir dem tilbakemeldinger, jobber med kommentarer og ser aktivt etter måter å forbedre opplevelsen deres på. I noen selskaper har jeg spesifikke KPIer satt for kandidattilfredshet, og hvis noen i HR konsekvent ikke klarer å oppfylle dem, betyr det at de ikke er den rette personen for teamet.

I vekstfasen undervurderes ofte mellomledernes rolle som kulturbærere. Administrerende direktør kan gå foran med et godt eksempel, men hvis verdiene ikke «slår an» på teamledernivå og ledere, vil kulturen falle fra hverandre i større skala.

Rekruttering i seg selv er ikke rakettvitenskap, men det krever forberedelse. Kvalitetsansettelser er en kombinasjon av veletablerte prosesser og bevisst kommunikasjon – fra annonsering gjennom utvelgelsesprosessen til onboarding. I oppskaleringsfasen har jeg funnet det nyttig å planlegge ansettelser ikke bare reaktivt, men i henhold til prediktive data – vekst i konverteringer, kundebase osv. HR er da ikke i kjølvannet av driften, men kan forberede seg på forhånd, og dermed tape mindre på kvalitet og bli utslitt av konstante endringer.

🎤 Hvordan kan kvalitets-HR bidra til suksessen til et e-handelsselskap i et konkurransedyktig digitalt miljø?

HR i e-handel handler ikke bare om å rekruttere spesialister, men om å skape team som vil være i stand til å vokse og svare på raske markedsendringer, noe som er avgjørende i dette miljøet. En effektiv HR-tilnærming må knyttes til selskapets overordnede strategi og forstå nøyaktig hvordan den kan støtte virksomheten og påvirke PnL positivt.

1. Tilknytning til virksomheten: Den grunnleggende pilaren for vellykket HR i e-handel er en dyp forståelse av virksomheten, noe som betyr ikke bare å kjenne produktet, men også strukturen til inntekter og kostnader. Hvis HR forstår disse aspektene, kan den bedre sette lønnspolitikk, fordeler og presise rekrutteringsparametere. For eksempel sikrer fastsettelse av lønns- og bonusstrukturer basert på selskapets resultater at nøkkelansatte er motivert til å nå fastsatte mål. HR bidrar dermed til å opprettholde budsjettet og forhindrer overbelastning av bedriftens økonomi, noe som sparer ikke bare kostnader, men også tid.
2. Kvalitetsrekruttering og talentutvelgelse: Høy konkurranse i talentmarkedet, spesielt innen e-handel, betyr at HR ikke bare må reagere raskt, men også effektivt identifisere egnede kandidater. For eksempel kan personlige fordelstilbud og balansert motivasjon basert på individuelle ansattes behov forbedre sjansene for at jobbtilbud blir akseptert betydelig og redusere frekvensen av mislykket rekruttering.
3. Proaktiv problemløsning i teamet: HR i e-handel handler ikke bare om rekruttering, men også om langsiktig teamomsorg. Proaktiv overvåking av medarbeidertilfredshet, rask konfliktløsning, tilbud om opplæring og utvikling hjelper bedrifter med å forhindre problemer som kan oppstå med rask vekst. Regelmessig evaluering av ytelse og arbeidstakertilfredshet gjennom tilbakemeldinger og målinger (f.eks. NPS) bidrar til å eliminere potensielle problemer selv før de kan påvirke bedriftens ytelse.
4. Fleksibilitet og tilpasning til endringer: I e-handelsmiljøet endrer ting seg veldig raskt. HR skal være i stand til å reagere fleksibelt på endringer i selskapets strategi eller markedsforhold. Dette inkluderer fleksibilitet i måten å jobbe på (f.eks. hybridmodell), som gjør det mulig for bedrifter å tilpasse seg dagens ansattes behov samtidig som kostnadene optimaliseres.
5. HR som data- og analysepartner: HR bør bygges på solide data og analyser. Sporing av ansattes omsetning, analyse av årsaker til avganger, benchmarking av lønn og overvåking av teamets ytelse bidrar til beslutningsprosesser som har en direkte innvirkning på selskapets resultater. Når HR er i stand til å identifisere svakheter før de blir et problem, sparer det selskapet ikke bare penger, men også viktige menneskelige ressurser.
6. Automatisering og AI: Automatisering og AI kan effektivisere rekruttering og andre HR-prosesser i e-handel betydelig. AI-verktøy kan for eksempel automatisk sortere CV-er, forhåndsvelge kandidater i henhold til definerte kriterier eller generere personlige svar på vanlige spørsmål. Dette sparer tid og reduserer kostnadene. Takket være data kan HR-spesialister bedre forutsi kandidatsuksess og optimalisere rekrutteringsprosessen. Automatiserte systemer bidrar også til å opprettholde konsistens i beslutningstaking og sikre at utvalgte kandidater passer til bedriftskulturen.

Ved ikke bare å støtte selskapets vekst og stabilitet, men også aktivt forbedre bedriftskulturen og strategisk beslutningstaking, blir HR en ekte forretningspartner og ikke bare en «støttende» funksjon. Kvalitets-HR kan støtte suksessen til e-handel ved å fokusere på spesifikke tiltak som er direkte knyttet til bedriftens ytelse og mål.

Trender og innovasjoner innen HR

🎤 Hvordan endrer kunstig intelligens rekrutteringspraksis, spesielt innen digital markedsføring og e-handelsstillinger?

Det er viktig å innse hvor AI vil gi størst nytte – enten det er automatisering av rutineoppgaver, forbedring av dataanalyse eller raskere kommunikasjon med søkere. Hvis vi bruker dens evner der det virkelig gir mening, kan vi øke effektiviteten og kvaliteten på hele rekrutteringsprosessen betydelig uten å miste det menneskelige aspektet, som er nøkkelen til rekruttering. Og ikke bare innen rekruttering, men generelt innen HR, hvor det definitivt er noe å eliminere.

🎤 Er det noen verktøy eller tilnærminger som du anser som spesielt nyttige?

Tilnærminger:

• Det du ikke måler, klarer du ikke.
• Uten data er det ingen beslutninger.
• Hvis du vil ha endring, start med deg selv.
• Kultur er det vi gjør når ingen ser på.
• La oss bygge team, ikke fylle stillinger.
• HR skal ikke lete, men finne.

Redskapene:

• Excel/Google Regneark
• Asana
• Forestilling
• ChatGPT
• Gamma
• Canva
• Vevstol
• ATS- og HRIS-systemer
• Slapp
• Delte disker og mapper

🎤 Hva er de største endringene i rekruttering av talenter for digital markedsføring og e-handel som du har observert de siste årene? Hvordan kan bedrifter best forberede seg på disse endringene?

De siste årene har det skjedd grunnleggende endringer i rekruttering av talenter til digital markedsføring og e-handel. Hovedfaktorene er akselerasjonen av hele prosessen og presset på kvaliteten. Kandidater i dag ønsker ikke å vente på svar. Hvis vi ikke svarer innen to dager, går de andre steder. Tilnærmingen må være personlig, tilbudet tydelig og tilnærmingen under intervjuet vennlig og profesjonell. Samtidig blir spesialisering i økende grad adressert – tidligere var vi på utkikk etter en generell markedsfører, i dag er det en spesialist på e-postautomatisering, en ekspert på betalte sosiale medier eller en analytiker som mestrer GA4. Hver av disse kandidatene har en klar ide om deres verdi i markedet og hva de forventer av selskapet.

En annen endring er at talenter på dette feltet ofte bytter prosjekter, selskaper og kunder. Å jobbe for utenlandske selskaper er vanlig fordi kvalitetskandidater har veldig god engelsk og ikke er redde for denne utfordringen. Kompleksiteten til stillinger har også økt betydelig – for eksempel må en PPC-spesialist som tidligere håndterte alle aspekter av dette området nå være spesialist i en bestemt retning. Bedrifter må forberede seg på disse endringene, noe som betyr rask respons, fokus på spesifikke ferdigheter og en personlig tilnærming for å tiltrekke seg og beholde kvalitetstalenter.

Bedrifter kan også forberede seg på disse endringene gjennom traineeprogrammer, praksisplasser eller samarbeid med skoler, hvor de kan begynne å utvikle unge talenter fra begynnelsen av karrieren. Et annet viktig skritt er å lage en database med interne prosjekter der unge mennesker kan engasjere seg og få praktisk erfaring. Det er også viktig å tilby fleksible arbeidsordninger eller mulighet for fjernsamarbeid. Mange kandidater i dag ser etter arbeid som gir dem en balansert arbeids- og privatliv, og fleksibilitet i arbeidsforhold er ofte nøkkelen for dem. Samtidig kan kandidaten være i stand til å beholde sine personlige kunder, som de kanskje ikke vil gi opp.

🎤 På profilen din vises mottoet «#sharingiscaring«. Hvordan bruker du denne filosofien når du bygger HR-team i et raskt skiftende digitalt miljø?

Jeg tror på kraften i manualer, sjekklister, delte stasjoner og regelmessige teammøter med fokus på informasjonsdeling. Jeg har også funnet inspirasjonsøkter nyttige, som navnet antyder, fokusert på inspirasjon og beste praksis. I team der vi regelmessig delte erfaringer og systematisk laget wikier og manualer, var vi alltid mer effektive og vellykkede.

Å dele suksesser er nøkkelen – hvis du leder et team, avhenger suksessen din av kvaliteten på teamet og din evne til å jobbe med dets styrker. Men deling handler ikke bare om positive ting. Vi diskuterte jevnlig hva som plaget oss i teamet og hva vi ikke ønsket å gjøre. Sammen så vi etter måter å eliminere disse problemene på, og i 90 % av tilfellene lyktes vi.

Praktiske tilnærminger og strategier

🎤 Du nevner at du liker å «utvikle intelligente løsninger uten budsjett». Kan du gi et eksempel på et kreativt, rimelig HR-initiativ som ga betydelige resultater for et e-handelsselskap?

Jeg husket flere situasjoner som, i sammenheng med det gitte selskapet, sparte tid og penger og på lang sikt sparte oss for ytterligere unødvendige kostnader.

✔️ HRIS – I selskapet hadde vi ikke et budsjett for et HRIS-system, så selskapet brukte ikke et på lenge. Vi manglet data om ansatte, noe som gjorde arbeidet til HR-administrasjonen og økonomiavdelingen vanskelig. Jeg laget et sofistikert Excel som inneholdt det de fleste HRIS-systemer gjør, slik at vi hadde alle dataene tilgjengelig og kunne jobbe med dem. Dette tillot oss å måle og evaluere ulike beregninger, som svingninger, gjennomsnittsalder, feriebrukstrender, lønnsvekst over tid, og planlegge budsjett og økonomi. Vi koblet Excel til regnskapsjournalen. Det som tidligere var kaotisk, fungerer nå med ett eller to klikk og sparte dusinvis av minutter med administrativt arbeid.

✔️ HRIS 2 – Internt i selskapet hadde vi en robust HRIS som det ikke var mulig å generere rapporter fra. Hvis vi ønsket å ha en kompleks rapport om fire forskjellige ting i en graf, var det ikke mulig. Vi måtte kombinere flere forskjellige Excel-tabeller, noe som ville ta unødvendig lang tid. Vi visste at vi ville gå over til et annet system, men vi trengte å intensivere HR i omtrent 4 måneder. Jeg opprettet en Excel med forhåndsforberedte kolonner og verdier, samt rapportering for HR, ledere og CFO. Rapportene ble delt per rekrutterer, per uke, med forskjellige synspunkter etter behov. Når du kalte en kandidat, valgte du først og fremst mellom Ja/Nei i individuelle kolonner, og til slutt var det tydelig om kandidaten gikk videre eller ikke. I ettertid visste vi hvorfor det (ikke) fungerte, og rekrutteringen var endelig under gransking. Historisk sett hadde vi ikke disse dataene i det hele tatt, og ingen jobbet med dem. Vi hadde skrevet et kallemanus for bordet og rekrutteringen, som selv en nykommer på laget kunne håndtere.

✔️ Delt stasjon – Under PFC opprettet jeg en delt stasjon der hvert selskap kan finne alt det trenger for HR. Fra kontrakter, rapporteringsmaler, markedsundersøkelser og manualer til innspilt intern opplæring. Når en junior HR blir med i selskapet, ved hjelp av drivkraften, får de et kvalitetsgrunnlag som de enkelt kan bygge videre på.

✔️ Lenker og skjulte sider i stedet for vedlegg – Som en del av rekrutteringen ønsket vi å gi kandidatene noe ekstra. Men når filer sendes, faller e-poster ofte i spam, eller noen ganger glemmer vi å legge til et vedlegg (dessverre var det ikke mulig å legge til et vedlegg som standard i ATS-malen). Så ideen kom til å bruke det vi allerede har, som er nettsiden vår. På nettstedet opprettet jeg ikke-indekserte sider som kun var tilgjengelige via en lenke og fylte dem med innhold for kandidater. Det var seksjoner som: hvordan skrive en CV, hvor du kan utdanne deg selv, anbefalinger fra våre interne folk og mer. Det var veldig vellykket, det kostet ingenting, og vi brukte det vi allerede hadde tilgjengelig. Vi gjorde det samme under onboarding – vi hadde ikke et spesielt onboarding-verktøy. Igjen opprettet vi en side der kontrakter var tilgjengelige for studier, en video om selskapet, informasjon om den første dagen osv. På denne måten ble vi kvitt en stor mengde administrasjon knyttet til å lage PDF-tidsplaner for individuelle nykommere.

Generelt tror jeg at når en person ikke har noe budsjett, tvinger det dem ofte til å tenke mer kreativt.

🎤 Datadrevet beslutningstaking er nøkkelen i både e-handel og moderne HR. Hvordan anbefaler du å koble sammen disse to verdenene for bedre resultater?

Veldig mye! Jeg kan ikke forestille meg strategiske kvalitetstrinn i HR uten data og å jobbe med dem. Utdann deg selv i data, snakk regelmessig med virksomheten, tenk på kostnader og investeringer. Tilknytning handler om diskusjon, lytting, empati, men også kunnskap om begreper og beregninger.

🎤 Kan du dele en spesifikk casestudie fra praksisen din der HR-tilnærmingen din hjalp et e-handelsprosjekt med å overvinne en utfordring?

En spesifikk stor prestasjon kommer ikke til tankene, men jeg kan nevne et tilfelle fra et selskap som hadde et ATS, men fryktelig dårlig innstilte prosesser og rapportering. Det var komplekst, og dessuten var selskapet i ferd med å endre ATS, så det var ingen kapasitet til å endre noe. Men vi trengte å begynne å rekruttere dusinvis av mennesker hver uke og hadde ambisjoner om å ha alt datadrevet. Jeg opprettet derfor en forhåndsdefinert Excel som tillot enkel sporing av nøkkeltall som svarhastighet, samtalekvalitet, avvisningsårsaker, gjennomsnittlig tid for kandidaten i utvelgelsesprosedyren, svingninger og mer. Denne Excel tillot detaljert overvåking og evaluering av rekruttereren basert på spesifikke beregninger, ikke subjektive følelser, og dette ga oss nøyaktige og målbare resultater.

Takket være den gode strukturen i tabellen var det mulig å importere data til den nye ATS, slik at vi ikke gikk glipp av noen historiske data som teamet hadde jobbet med i lang tid. Jeg vurderte dette som nøkkelen – tenkte på hvordan vi senere ville bruke dataene og sørge for at vi ikke ville miste dem når vi gikk over til et nytt system.

Et annet tilfelle der jeg jobbet med data var en kombinasjon av interne tilfredshetsundersøkelser og beregninger som ytelse, svingninger og forfremmelsesgrad. Denne kombinasjonen gjorde det mulig for oss å raskt identifisere sterke og svakere team, men det hjalp oss også med å avdekke potensielle problemer med (ikke)kvalitetsledere og reagere i tide for å forbedre ytelsen til hele teamet.

Den tredje utfordringen var kostnadsbesparende. Takket være dataene vi hadde tilgjengelig på lang sikt og sporing av kostnader over tid, fant vi etter flere iterasjoner og analyser av ulike data ut at i stedet for å si opp flere personer i selskapet, kunne vi finne besparelser andre steder. Denne prosessen gjorde det mulig for oss å identifisere områder der vi kunne allokere ressurser mer effektivt uten å måtte redusere personalkostnadene. Det er viktig at disse tiltakene ikke påvirket langsiktig ytelse, arbeidskvalitet eller teamtilfredshet. Nøkkelen til suksess var en kombinasjon av data, detaljert kunnskap om selskapet og dets strategi, og tett samarbeid med ledere. Denne integreringen av data i beslutningsprosessen tillot oss å ta en informert beslutning og oppnå besparelser uten negativ innvirkning på selskapets generelle ytelse.

Et blikk mot fremtiden

🎤 Hvordan tror du fremtiden for HR innen e-handel og digital markedsføring vil se ut i årene som kommer? Hvilke trender bør bedrifter følge med på?

Fremtiden til HR innen e-handel vil først og fremst bli påvirket av kunstig intelligens, dataanalyse og automatisering. Jeg oppfatter kombinasjonen av markedsføring, HR og produkt som nøkkelen til å bygge stabil og kvalitets-HR som proaktivt bidrar til selskapets suksess.

Betydningen av myke ferdigheter, som kreativitet og evnen til raskt å tilpasse seg endringer, lederskap, evne til å kommunisere eksternt osv., vil også øke. Det forventes at den hybride arbeidsmodellen vil forbli dominerende, og bedrifter vil investere mer i verktøy for fjernsamarbeid og opplæring.

Trender og hva som venter oss med ankomsten av yngre generasjoner:

• Raskere og mer automatisert rekruttering
• Eliminering av drift og administrasjon takket være teknologier
• Tid til mennesker og deres individuelle utvikling
• Fokus på medarbeideropplevelse
• Bruk av data og analyser for trendprediksjon
• Vekt på myke ferdigheter

For å lykkes i årene som kommer, vil det være avgjørende for selskaper innen e-handel å koble teknologiske innovasjoner med den menneskelige faktoren. Først da vil det være mulig å skape et effektivt, smidig og attraktivt miljø for talentfulle fagfolk som vil bidra til selskapets vekst.

Siste spørsmål

🎤 Hvilke råd vil du gi til eiere og ledere av e-handelsselskaper som ønsker å bygge virkelig konkurransedyktige og innovative team? Hva er oppskriften din på utmerket HR som støtter veksten av digital virksomhet?

For eiere og ledere av e-handelsselskaper som ønsker å bygge virkelig konkurransedyktige og innovative team, vil jeg råde dem til å starte med seg selv og sette et positivt eksempel for folk i selskapet sitt. Det er viktig å kaste bort egoet og ønske å bygge vellykkede team. Å ønske å vokse gjennom mennesker og å kunne lytte.

Det er nøkkelen til å investere i mennesker og skape et miljø der de kontinuerlig kan utvikle seg og tilføre verdi til selskapet. Dette betyr å gi ansatte muligheter til å lære, støtte kreativitet og innovasjon, og sikre at de føler seg som en del av et større formål. Det er også viktig å tilnærme seg arbeidet fleksibelt – tilby alternativer for fjernarbeid og tilpasse seg behovene til individuelle teammedlemmer.

Og oppskriften på utmerket HR? Vit hvilken HR jeg trenger i bedriften min i dag, men også om ett, to eller fem år, og systematisk forfølge det. Vær dens støtte og partner.